Ay başı mı, ay ortası mı? Restoo'ya geçiş zamanlaması

Kısa cevap: ayın herhangi bir günü başlayabilirsiniz — hiçbir modül "ay başı" beklemez. Ama ay başında başlamak ilk ayınızı baştan sona temiz görmenizi sağlar; ay ortasında başlarsanız ilk raporunuz kırık bir dönemi anlatır ve bunu bilerek okumanız gerekir. Bu yazı iki seçeneğin farkını ve ay ortası geçişte önceden vermeniz gereken beş kararı anlatır.

Ay başı: temiz başlangıç

Ayın 1'inde ya da 1'ine yakın bir günde başlarsanız ilk ay kapanışınız tam bir dönemi kapsar: gıda maliyeti ve kâr-zarar oranları eksiksiz çıkar, bordroda kısmi ay hesabıyla uğraşmazsınız, mali müşavir paketi ilk aydan itibaren düzgün derlenir ve ikinci ayın sonunda anlamlı bir dönem karşılaştırması yapabilirsiniz.

Ay ortası: mümkün — sadece beş kararı önceden verin

Ay ortasında başlamak bir engel değildir; yalnız ilk dönemin nasıl yorumlanacağı farklıdır. Aşağıdaki beş kararı geçiş gününden önce verin.

1. Kesin bir geçiş tarihi belirleyin

Bir gün seçin ve o günden itibaren bütün satış, gider ve stok hareketini Restoo'ya girin. "Bazı günler eski sistemde, bazı günler Restoo'da" en pahalı hatadır: iki sistemin de raporu yanlış çıkar ve hangisinin doğru olduğunu aylar sonra çözemezsiniz. Geçiş tarihini ekibe yazılı olarak duyurun; kasadaki ve mutfaktaki herkes aynı günden itibaren aynı sisteme girmeli.

2. Başlangıç sayımını ilk satıştan önce yapın

Bu kural tarihten bağımsızdır ve pazarlıksızdır: başlangıç sayımı, geçiş gününün ilk satış verisi sisteme girmeden önce yapılmalıdır. Aksi hâlde ilk tüketimler sıfır bakiyeden düşülür, stok eksiye gider ve maliyet raporlarınız yanıltıcı olur.

Başlangıç sayımı ekranında sayımın tarih ve saatini değiştirebilirsiniz — geçiş gününün açılış saatini seçin. İleri tarihli sayım kabul edilmez. Ayrıntısı "Başlangıç Sayımı: kurulumdan sonra mevcut stoğunuzu bir kez girin" yazısında.

3. Kısmi ayı geriye doğru dolduracak mısınız?

İki seçenek var:

• Yalnız ileriye doğru — geçiş gününden itibaren girersiniz. En hızlısı. İlk kısmi ayın gelir/gider raporları eksik kalır; ilk tam dönem karşılaştırmanızı ertesi ay yaparsınız.
• Ayın başına kadar geriye doldurma — geçiş ayının 1'inden itibaren gelir ve giderleri de girersiniz. Gelir formundaki tarih alanı bir yıl geriye kadar açıktır; gider ve faturalarda da geçmiş tarih girebilirsiniz. İlk ay raporu tam olur, karşılığı birkaç saatlik veri girişidir.

Basit kural: ilk aydan itibaren kâr-zarar ve gıda maliyeti raporu istiyorsanız geriye doldurun; amacınız yalnız operasyonu başlatmaksa gerek yok.

4. Açık cari bakiyelerinizi nasıl taşıyacaksınız?

Tedarikçi bakiyesi Restoo'da ayrı bir "devir bakiyesi" alanından değil, kayıtlardan türetilir: Borç (faturalar) − İade − Ödeme = Net Bakiye. Yani geçişten önce kalan borcunuzu Restoo'da görmek istiyorsanız o faturaları sisteme girmeniz gerekir.

Pratik yol: geçiş tarihinde ÖDENMEMİŞ faturaları kendi gerçek tarihleriyle girin; ödendikçe bakiye kapanır ve tedarikçi ekranındaki Net Bakiye gerçeği gösterir. Zaten ödenmiş eski faturaları girmek zorunda değilsiniz — girmezseniz yalnız geçmiş dönem gider raporunuz eksik kalır, cari bakiyeniz doğru olur. Aynı mantık müşteri (alacak) tarafı için de geçerlidir.

5. Bordroda ilk ay: kümülatif vergi matrahı

Yılın ortasında geçiyorsanız her personelin o yıl içinde birikmiş gelir vergisi matrahını taşımanız gerekir; yoksa ilk Restoo bordrosu vergi dilimini en alttan başlatır ve gelir vergisi eksik hesaplanır. Bu adımın tamamı ayrı bir yazıda anlatılıyor: "Bordro Devri (Yıl Ortası Geçiş): devreden kümülatif matrah".

Buradaki tek ek uyarı: personeli girerken işe giriş tarihi olarak daima kişinin GERÇEK işe giriş tarihini yazın, Restoo'ya geçiş tarihinizi değil. Kıdem, yıllık izin hakedişi ve ihbar süresi hesapları bu tarihe bağlıdır.

POS ve e-fatura senkronu hangi tarihten başlar?

İki bağlantı da geçmişi kendiliğinden doldurmaz. POS entegrasyonunda satış raporlarını gün gün siz çekersiniz; geriye gitmek isterseniz o günleri tek tek içeri alabilirsiniz — ama bir gün için yalnızca bir satış raporu olur, aynı günü ikinci kez çekmeye çalışırsanız Restoo mükerrer kaydı uyarır.

E-fatura bağlantısında ise bağlantıdan önceki faturaları elle girmiş olabilirsiniz. Bağlantıyı kurduktan sonraki ilk günlerde gelen fatura listesini gözden geçirip aynı belgenin iki kez kaydedilmediğinden emin olun.

İlk ayda hangi sapmaları normal karşılamalısınız?

• Teorik–gerçek tüketim farkı ilk dönemde yüksek çıkabilir: reçeteler henüz sizin gerçek porsiyonlarınıza tam oturmamıştır. İlk sayımdan sonra gramajları güncelleyin, fark hızla daralır.
• Kısmi ayda gıda maliyeti yüzdesi yanıltıcıdır: ayın bütün alışları girmiş ama satışların yalnız bir kısmı girmişse oran şişer. Bu sayıya ilk TAM ayınızda bakın.
• Kritik stok uyarıları ilk günlerde çok gelebilir: başlangıç sayımında girmediğiniz her kalem 0 kabul edilir. İlk aylık sayımınızda düzelir.
• Panel'deki dönem karşılaştırma yüzdeleri ilk iki ay anlamsızdır — kıyaslanacak eksiksiz bir önceki dönem yoktur.