Yapay Zeka ile Fatura ve Veri Okuma
Bir kutu malzeme geldiğinde faturadaki her satırı elle girmek, satış raporundaki rakamları tek tek aktarmak ya da banka ekstresini kopyalamak hem yorucu hem hataya açık. Restoo'nun yapay zekası bu belgeleri okuyup içindeki satırları çıkarır ve sistemdeki kayıtlarınızla eşleştirir. Sizin işiniz çoğunlukla onaylamaya iner.
Hangi belgeleri okuyabilir?
Veri Aktarımı ekranında önce neyi aktaracağınızı seçersiniz:
- İrsaliye / Fatura: Tedarikçiden gelen alış belgesindeki ürün satırlarını çıkarır ve hammaddelerinizle eşleştirir.
- Satış Raporu: Gün sonu satış dökümünüzdeki ürün ve tutarları yakalar.
- Banka Hareketi: Hesap ekstresindeki işlemleri okur.
Belgeyi ise birçok formatta verebilirsiniz: metin yapıştırarak, fotoğraf/resim olarak, el yazısı bir notun fotoğrafıyla, PDF, Excel veya CSV dosyası olarak. Fotoğraf, el yazısı ve PDF'lerde sistem önce belgedeki yazıyı okur, sonra anlamlandırır.
Excel veya CSV gibi düzenli tablolarınız varsa onları kullanmak en hızlı ve en isabetli yoldur, çünkü veri zaten satır-sütun düzenindedir. Fotoğraf ve el yazısında ise belgenin net olması doğruluğu doğrudan etkiler.
E-faturalarda otomatik okuma
Tedarikçilerinizden gelen e-faturalar ayrı bir kolaylık sunar. Bu faturaların elektronik içeriği sisteme düştüğünde, içindeki kalemler (açıklama, miktar, birim, fiyat, KDV) otomatik olarak çözümlenir ve hammaddelerinizle eşleştirilmeye çalışılır. Yani çoğu gider faturası siz hiçbir şey yapmadan okunmaya başlar; gerekirse faturayı elle yeniden okutmayı da tetikleyebilirsiniz.
Eşleştirme nasıl çalışır?
Belgede okunan her satır, sistemdeki mevcut hammadde/ürün adlarıyla karşılaştırılır ve bir benzerlik (güven) skoru hesaplanır. Bu skor, yazım farklarına ve Türkçe karakterlere takılmadan en yakın eşi bulmaya çalışır.
- Yüksek benzerlik (yaklaşık %90 ve üzeri): Satır otomatik olarak eşleştirilir, ekstra onay gerekmez.
- Orta benzerlik: Sistem emin olamaz; satırı "eşleşmeyen" olarak ayırır ama size en olası adayları öneri listesi halinde sunar.
- Eşleşme yok: Hiç yakın kayıt bulunamazsa satır eşleşmeden bekler; bunu yeni bir kayda bağlayabilir veya atlayabilirsiniz.
Faturada "DOMTS SALÇA 5KG" yazıyorsa ve sizde "Domates Salçası" hammaddesi varsa, sistem aradaki yazım farkına rağmen bunları yüksek benzerlikle eşleştirebilir. Ama "ÖZEL KARIŞIM BAHARAT" gibi sizde hiç olmayan bir satır için emin olamaz ve size en yakın baharatları öneri olarak gösterir.
Eşleşmeyenleri siz karara bağlarsınız
İşlem bitince emin olunamayan satırlar tek tek önünüze gelir. Her biri için seçenekleriniz şunlardır:
- Öneriyi onayla: Sunulan adaylardan doğru olanı seçersiniz (her adayın yanında güven yüzdesi yazar).
- Doğru kaydı kendiniz seçin: Öneriler arasında yoksa, sistemdeki doğru hammaddeyi/ürünü elle seçebilirsiniz.
- Atla: Bu satırla şimdilik ilgilenmek istemiyorsanız geçebilirsiniz.
İçeri aktarmadan önce miktar ve birimleri kontrol etmeyi alışkanlık edinin. Özellikle koli, kasa, paket gibi birimlerde "1 koli" ile "24 adet" karışabilir; sistem bunları çözmeye çalışsa da gözle doğrulamak hatalı stok girişini önler.
En güzel tarafı: yaptığınız her onay ve düzeltme boşa gitmez. Sistem bunları hatırlar ve aynı tedarikçiden bir dahaki sefere gelen benzer faturada doğrudan doğru eşleştirmeyi yapar. Bunun nasıl olduğunu "Yapay Zeka Düzeltmelerinizden Nasıl Öğrenir?" yazısında anlattık.
Bu makale yardımcı oldu mu?
Hâlâ takıldın mı?
İnsana ihtiyacın varsa kanal ikiye ayrılıyor — hangisini istersen.