İrsaliye ile mal kabulü: okut, eşleştir, fatura gelince bağla

Bazı tedarikçiler malı bugün teslim eder, faturayı günler sonra yollar. Stok takibinin kopmaması için bu malları irsaliye ile kaydedersiniz: stok irsaliyeden işlenir, fatura gelince ikisi eşleştirilir ve stok ikinci kez yazılmaz.

İrsaliye girişi: fotoğrafını okutmanız yeter

Giderler → İrsaliyeler → Yeni İrsaliye. "Belgeden Satır Çıkar" ile irsaliyenin fotoğrafını veya PDF'ini seçin: kalemler, tedarikçi, irsaliye numarası ve tarihi otomatik dolar. Elle girmek isterseniz "Satır Ekle" ile boş satır açıp aynı tabloda doldurursunuz — ayrı bir düzenleme ekranı yoktur, her şey satırın üzerinde değiştirilir.

• İrsaliye tarihi stok hareketinin tarihidir; belgeden okunur, gerekirse değiştirirsiniz.
• Fiyatsız irsaliye desteklenir: birçok sevk irsaliyesinde fiyat yazmaz. Fiyat alanını boş bırakın — satır "fatura ile tamamlanır" olarak işaretlenir, stok yine işlenir.
• Yanlış belge mi okuttunuz? Özet şeridindeki Geri Al son içe aktarmanın tüm satırlarını tek dokunuşla temizler.

Satır durumları: hepsini yeşile çevirin

Okunan her satır bir durum rozeti taşır ve üstteki çiplerle filtrelenir:

• Stok hareketi hazır (yeşil) — hammadde eşleşti, birim stok birimine çevrilebiliyor. Yapacak bir şey yok.
• Eşleşmedi (turuncu) — sistem bu satır için hammadde bulamadı. Satırın üzerinde arayıp eşleştirin, "yeni hammadde" oluşturun, satırı silin ya da "Stok dışı bırak" deyin: satır belgede kalır ama stok yazmaz (hizmet, demirbaş, palet gibi kalemler için).
• Birim çözülmeli (sarı) — belgede koli/adet gibi bu hammadde için tanımsız bir birim var. Satırdaki birim seçiciden doğru birimi seçin veya hammaddeye alış birimi (örn. 1 Koli = 24 Adet) tanımlayın.

Turuncuları tek tek uğraşmak istemezseniz "Eşleşmeyenleri stok dışı bırak" hepsini bir kerede belge-satırına çevirir. Kaydet, çözülmemiş satır varken sizi satır numarasıyla uyarır — sessizce yanlış stok yazılmaz.

Birim ve miktar akıllıdır

• Satırın birimini değiştirince (örn. 5 Koli → kg) miktar ve birim fiyat fiziksel çevrimle birlikte güncellenir; satır toplamı değişmez, stok doğru düşer.
• Miktarı düzeltince satır toplamı korunur, birim fiyat yeniden hesaplanır: 5 KOLİ 500 TL satırına 120 (adet) yazarsanız birim fiyat ≈ 4,17 TL olur.
• "Miktarı gözden geçir" işaretli satırlar (örn. "2 ADET (10 KG)" gibi belirsiz ambalaj) kaydetmeden önce onayınızı ister; miktar en iyi tahminle açılmıştır, kontrol edip onaylarsınız.

Aynı irsaliyeyi iki kez işleyemezsiniz

1. Okuttuğunuz belgenin numarası kayıtlı bir irsaliyeye aitse form anında turuncu uyarı gösterir: "... numaralı irsaliye zaten kayıtlı".
2. Yine de kaydetmeye çalışırsanız aynı numarayla ikinci kayıt engellenir.
3. Faturalanmış irsaliye listede yeniden seçilemez, iptal edilemez ve silinemez; üzerine tıklayıp içeriğini her zaman inceleyebilirsiniz.

Fatura gelince: bağla, bitir

Fatura düştüğünde gider formunu açın (e-faturadan ya da elle) ve "Bağlı İrsaliyeler" bölümünden açık irsaliyeleri seçin. Form irsaliye kalemlerini devralır; stok hareketi irsaliyeden geldiği için kayıtta ikinci kez stok yazılmaz — gider kaydı ve cari güncellenir, stok olduğu gibi kalır.

• Birden çok irsaliye bağladığınızda aynı hammaddenin satırları tek kaleme toplanır: 5 kg + 3 kg domates faturada 8 kg tek satır olur, tutarlar toplanır, birim fiyat toplamdan hesaplanır.
• Fiyatsız girilmiş irsaliye satırlarının fiyatı, fatura kaydedilince faturadaki fiyatla irsaliyeye geri yazılır — maliyet geçmişiniz tamamlanır.