İzin talep, onay akışı ve izin bakiyesi

İzin talepleri çalışanın telefonundan gelir, siz işletme tarafında onaylar ya da reddedersiniz. Onaylanan izin hem çizelgeye hem puantaja işlenir, hem de izin bakiyesinden düşülür. Bu makale tüm döngüyü, saatlik (kısmi gün) izni ve bakiyenin nasıl okunacağını anlatır.

İzin tipleri ve karşılıkları

Restoo beş izin tipini ayırt eder; tip, iznin ücret/bakiye karşılığını da belirler:

• Yıllık İzin - ücretli; yıllık izin bakiyesinden düşülür (saatlikte kesirli).
• Mazeret İzni - ücretli; mazeret bakiyesinden düşülür. Evlilik, ölüm, babalık, süt izni gibi yasal alt türler bakiyeden MUAF tutulur (kanuni hak, havuzdan bağımsız).
• Ücretsiz İzin - ücretsiz; bakiye takibi yapılmaz. Tam günde SGK eksik gün oluşur, saatlikte çalışılmayan süre ücretten kesilir.
• Rapor (istirahat) - bakiye takibi yapılmaz; çizelge/puantaja işlenir. Rapor gün bazlıdır, saatlik kullanılamaz.
• Telafi İzni (m.64) - YENİ - ücret KESİLMEZ, bakiyeden DÜŞMEZ. Karşılığında çalışan 4 ay içinde telafi çalışması yapar (günde en çok 3 saat; fazla mesai sayılmaz, fazla mesai ücreti ödenmez). Yalnızca saatlik verilebilir ve yasal izinlerin (yıllık/mazeret) yerine geçemez.

Talep onay akışı

Her talebin bir durumu vardır: Beklemede, Onaylandı, Reddedildi veya İptal. Akış şöyle işler:

1. Çalışan personel uygulamasından izin talebi oluşturur (tarih aralığı ve tip ile; saatlik izinde başlangıç saati de seçilir). Talep Beklemede durumuyla size düşer.
2. Siz işletme tarafında talebi onaylar ya da reddedersiniz; isteğe bağlı bir karar notu ekleyebilirsiniz.
3. Onayladığınızda Restoo, tam gün izinlerde talebin kapsadığı her gün için çizelgeye bir izin kaydı ve puantaja ilgili durumu yazar. O günlerde personele ait çakışan vardiyalar varsa otomatik temizlenir.

Saatlik (kısmi gün) izin nasıl işlenir?

Saatlik izin tek güne aittir ve bir saat penceresi taşır (örneğin 13:00-15:00). Onay kartında pencere ve iznin karşılığı açıkça görünür; pencere belirtilmemiş eski taleplerde sistem pencereyi vardiyanın başlangıcına hizalar ve kartta bunu belirtir.

Onaylandığında vardiya SİLİNMEZ; çalışan günün kalanında çalışmaya devam eder. Sistem şu hesabı yapar:

• Kesişim kuralı: bakiye düşümü ve ücret etkisi, pencerenin o günkü vardiyayla KESİŞEN dakikası kadardır. Pencere vardiya dışındaysa bakiye boşuna erimez (0 düşülür); kart sizi uyarır.
• Ücretli tiplerde (yıllık/mazeret/telafi): kesişen dakika puantaja izin kredisi olarak işlenir - çalışan o saatlerde eksik mesaiye düşmez, ücret kesintisi veya ay sonu ödesmesi DOĞMAZ (çifte ceza yok).
• Ücretsiz saatlik izinde: kredi yazılmaz; çalışılmayan süre eksik mesai olarak doğar, ay sonunda önce fazla mesaiyle ödeşir, kalanı saat ücretinden kesilir.
• Telafi izninde: ücret tam ödenir ve telafi borcu oluşur. Ay içindeki fazla mesai bu borcu ÜCRETSİZ kapatır (m.64: telafi çalışması fazla mesai sayılmaz); kalan borç bordro kaydında bilgi olarak taşınır, kesintiye dönüşmez.
• Bildirimler: onaylı pencere yoklama uyarılarını susturur - izinli saatte 'mesaiye geç kaldın' push'u veya yönetici e-postası gitmez; otomatik kapatma da çıkışı izin başlangıcına yazar.

Onay şu durumlarda engellenir: rapor saatlik seçilmişse, telafi izni tam gün istenmişse, süre günlük standart çalışmaya eşit/uzunsa (tam gün izin kullanılmalı), aynı vardiyada onaylı başka bir saatlik izin varsa veya o günde tam gün izin kaydı varsa.

Onay bakiyeyi nasıl etkiler?

Bakiye takipli bir izin (yıllık veya mazeret) onaylandığında, talebin kapsadığı günlerden çalışma günlerine denk gelenler bakiyeden düşülür. Hafta tatili ve resmi tatil günleri izin günü olarak sayılmaz (m.56/3). Saatlik izinde düşüm kesirlidir: kesişen dakika / günlük standart süre (örneğin 120 dk / 450 dk = 0,27 gün).

Aynı talep için tüketim yalnızca bir kez işlenir; onay tekrarlansa bile bakiyeden iki kez düşmez.

İzin bakiyesini okumak

İzin bakiyesi kartı her çalışan ve izin tipi için üç rakam gösterir:

• Kazanılan: Hak ediş, açılış ve pozitif düzeltmelerin toplamı.
• Kullanılan: Onaylanan izinlerle düşülen toplam.
• Bakiye: Kalan net gün. Eksiye düşerse kart kırmızı renkle uyarır.

Hakediş ve düzeltmeleri elle eklemek

Otomatik hak edişin yanında, işletme tarafında elle de bakiye hareketi girebilirsiniz: açılış bakiyesi (geçmişten devreden gün), hakediş ya da düzeltme. Böylece sisteme yeni geçerken eski bakiyeleri taşıyabilir veya hatalı bir kaydı telafi edebilirsiniz.