Hangi belge ıslak imza ister, imzalı nüsha nasıl yüklenir?

İş sözleşmesi ve fazla çalışma onayı gibi belgelerde uygulamadaki onay yetmez; imzalı kâğıt nüshayı personel kartına yüklersiniz.

Kısaca: kim ne yapar?

• Personel: belgeyi Restoo Staff'ta okuyup onaylar, sonra kâğıt nüshayı imzalar.
• Müdür / İK: kâğıt nüshayı yazdırıp imzalatır, taratır ve personel kartına yükler.

Kâğıt imza gereken belgede iki adım da gerekir: uygulamadaki onay, personelin belgeyi okuduğunun kaydıdır; kâğıt nüsha ise kanunun istediği yazılı imzadır.

Müdür / İK: imzalı nüshayı adım adım yükleyin

1. Çalışanlar → Personel Listesi'nden kişiyi açın ve Belgeler sekmesine geçin. Üstteki İmzalı nüsha bekleniyor kutusu, kaç belgenin nüsha beklediğini gösterir.
2. Nüsha bekleyen belgenin satırında İmza formu (PDF)'e basıp imza satırlı çıktıyı alın. Dosya olarak yüklenmiş belgelerde kendi kâğıt nüshanızı kullanın.
3. İki nüsha yazdırın ve personele imzalatın. Bir nüsha personelde kalır, diğeri özlük dosyasına girer.
4. İmzalı nüshayı tarayın ya da telefonla net, düz bir fotoğrafını çekin (PDF, JPG, PNG ya da HEIC).
5. Aynı satırda İmzalı nüshayı yükle'ye basın ve dosyayı seçin.
6. "İmzalı nüsha yüklendi ve belgeye bağlandı." mesajını görünce işlem tamamdır. Belgenin durumu Islak imzalı nüsha yüklendi olur; dosyayı İmzalı nüshayı aç ile kontrol edebilirsiniz.

Müdür / İK: fazla çalışma gibi yasal onaylar

1. Personel fazla çalışma, denkleştirme ya da gece 7,5 saat onayını Restoo Staff'tan verir. Bu onay Ön onay olarak görünür ve planlama onu geçerli sayar.
2. Personel kartında Onaylar & Formlar sekmesini açın. Üstte kaç belgenin ve kaç yasal onayın imzalı nüsha beklediği yazar.
3. Onay belgesini (PDF) yazdırıp personele imzalatın.
4. İlgili satırda İmzalı nüshayı yükle ile taramayı ekleyin.

Aynı sayaç ve Ön onay etiketi Vardiya & Yoklama → Planlama → Operasyon → Yasal Onaylar listesinde de görünür.

Personel: Restoo Staff'ta adım adım

1. Restoo Staff'ta Profil → Belgelerim'e girin.
2. Belgeyi açıp okuyun ve Okudum, onaylıyorum'a dokunun.
3. Belgede Kâğıt imza gerekli yazıyorsa işyeriniz size kâğıt nüshayı da imzalatır. Nüshalardan birini kendinize alın.
4. İşyeriniz imzalı nüshayı yükleyince belgede "Kâğıt nüshan imzalandı ve dosyana eklendi." yazar. Başka bir şey yapmanız gerekmez.

Hangi belge kâğıt imza ister?

Her belgenin bir İmza gereksinimi vardır: Uygulamada okundu onayı yeterli ya da Islak imzalı nüsha gerekli. Varsayılanlar şöyledir:

• Kâğıt imza gerekir: sözleşmeler (iş sözleşmesi, rekabet yasağı, uzaktan ya da çağrı üzerine çalışma) ve fazla çalışma onayı gibi yasal onay formları.
• Uygulamadaki onay yeterlidir: politika, el kitabı, KVKK aydınlatma metni, kimlik, sertifika, izin formu gibi diğer belgeler.

Varsayılanı belge satırındaki İmza gereksinimi düğmesiyle değiştirebilirsiniz; aynı seçim Belge Yükle (Belge Bilgileri) ve Metin Sözleşme / Belge formlarında da vardır. Bu alan gelmeden önce yüklenmiş sözleşmelerde satırda bir Öneri notu görünür; gereksinimi siz seçersiniz.

Belge durumları ne anlama gelir?

• Onay bekliyor: personel belgeyi uygulamada henüz onaylamadı.
• Uygulamada okundu: personel belgeyi Restoo Staff'ta onayladı. Kâğıt imza gereken belgede bu bir ara adımdır; diğer belgelerde işlem tamamdır.
• İmzalı nüsha bekleniyor: kâğıt imza gereken belgede nüsha henüz yüklenmedi.
• Islak imzalı nüsha yüklendi: imzalı nüsha belgeye bağlandı; işlem tamam.

Şablonlarda imza gereksinimi

Çalışanlar → İşe-Giriş Belge Şablonları'nda, Metin Şablon ya da Dosya Yükle formunda imza gereksinimini seçersiniz. Kâğıt imza isteyen şablonun kartında Islak imza gerekli rozeti görünür. Karttaki İmza gereksinimi ile yaptığınız değişiklik yalnız bundan sonraki gönderimleri etkiler. Personel Talepleri'nde başvuru onaylanırken bu şablonların satırında "ıslak imzalı nüsha ayrıca istenir" notu çıkar.

Neden kâğıt imza gerekir?

Kanun bazı belgeleri yazılı şekle bağlar. Yazılı şekli kâğıda atılan ıslak imza ya da güvenli elektronik imza (e-imza, mobil imza) karşılar (Türk Borçlar Kanunu m.15, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu m.5). Uygulamadaki onay dokunuşu, SMS kodu ya da ekrana parmakla atılan imza bu şartı karşılamaz; bir uyuşmazlıkta yalnız destekleyici kayıt olur. Başlıca örnekler: bir yıl ve daha uzun iş sözleşmesi (İş Kanunu m.8), uzaktan ve çağrı üzerine çalışma (m.14), rekabet yasağı (Türk Borçlar Kanunu m.444) ve fazla çalışma onayı (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.9).

İlgili

• Belgeler: sözleşme ve evrak onaylama
• İş Kanunu (4857) uyum denetimi nasıl çalışır?
• İhlal denetim kaydı ve yazılı onay belgeleri
• Personel kartı: bilgiler, sözleşme, bordrolar, puantaj, işten çıkış