Vaka #0 · Gerçek veri

Restoran Rakamlarına Güvenmek İçin 7 Kontrol (Ciro, Stok, KDV, Bordro, Puantaj)

Ciro iki kez sayıldı mı, sayım kapsamı yetiyor mu, devreden KDV taşındı mı, bordroda net ile ödenecek karıştı mı? Restoran işletmecisi için ayda bir 20 dakikalık 7 maddelik rakam kontrol listesi.

Restoranda en pahalı hata yanlış rakam değil, yanlış olduğunu bilmediğiniz rakamdır. Ciro iki kez sayılır, sayım yarım kalır, KDV devri unutulur, bordroda "net" ile "ödenecek" karışır — ve hepsi ekranda gayet düzgün görünür. Aşağıdaki yedi kontrol, restoo kullanan işletmelerde en sık gördüğümüz yanılgıları tek tek yakalar. Her birinin sonunda, sistemde nereye bakacağınızı ve ayrıntıyı anlatan yardım makalesini bulacaksınız.

Bu liste bir muhasebe dersi değil; ayda bir 20 dakikanızı alan bir hijyen rutini. Sırayla gidin, takıldığınız maddede bağlantıya tıklayın.

1. Ciro bir kez mi girildi?

En yaygın çifte sayım şudur: gün sonu satış raporu POS'tan çekilir, ardından aynı günün cirosu bir de elle gelir olarak yazılır. Oysa satış raporu aktarımı ürün-adet dökümünü kaydeder ve stoğu düşer; ciro her zaman ayrı bir gelir kaydıdır ve gün başına bir kez girilir — ya POS'tan çekilerek ya elle.

1. Gelirler → Gelir Listesi'nde her tarih için tek satır olduğunu doğrulayın.
2. Kaydı açıp Mutabakat Özeti'nde "Fark" satırının sıfıra yakın olduğunu görün.
3. Ayarlar → Restoranlar → Ödeme Ayarları'ndaki "Yapmanız gereken" satırı sizin senaryonuzu söyler: satış sistemi bağlı değil / bağlı ve otomatik çekiliyor / bağlı ama çekilemiyor.

• Ayrıntı: Satış raporunu aktardım, ciro neden görünmüyor? ve Z raporu yükleme ve onay

2. Sayım kapsamı, gıda maliyeti farkına güvenmeye yetiyor mu?

Teorik tüketim ile fiili tüketimi karşılaştıran "gıda maliyeti farkı" ancak iki koşul sağlanınca anlamlıdır: alımlar stoğa işlenmiş olmalı ve dönemde sayılan kalemler, maliyet ağırlığıyla toplam stoğun büyük kısmını kapsamalı. Kapsam düşükse sayılmayan kalemlerin fiili tüketimi teorik tüketime eşitlenir ve fark yapay olarak sıfıra yaklaşır — ekran yeşil görünür, gerçek kaçak görünmez.

• Finansal Pusula → Gıda Maliyeti Farkı sekmesi "Hesaplanamıyor / sayım yapın" diyorsa bu bir hata değil, dürüst bir uyarıdır.
• Kapsamı büyütmenin yolu daha sık değil, daha geniş sayımdır: maliyeti yüksek kalemleri (et, peynir, yağ, içecek) mutlaka sayıma alın.
• Ayrıntı: Gıda maliyeti farkı neden 'Hesaplanamıyor' diyor? · Teorik ve gerçek tüketim varyansı

3. Devreden KDV bu aya taşındı mı?

Bir ayda indirilecek KDV hesaplanandan büyükse fark sonraki aya devreder. Devri unutmak, ödenecek KDV'yi olduğundan yüksek göstermenin en kolay yoludur. Vergi Raporu (KDV) ekranı devri önceki takvim ayından kendisi hesaplar; ama mali müşavirinize gönderdiğiniz paket dosyasında devir satırı yer almaz — muhasebeciniz devri kendi kayıtlarından taşır.

• Ayrıntı: Devreden KDV nedir, raporda nasıl okunur? · KDV oranı ile tutarı çelişirse hangisi geçerli?

4. Bordroda NET ile Kalan Ödenecek'i karıştırmayın

Bordro tablosunda "Net" kişinin o ay hak ettiği net ücrettir; "Kalan Ödenecek" ise netten avans, icra/nafaka ve BES kesintileri düşüldükten sonra elinize geçmesi gereken tutardır. Personele "neti" ödeyip avansı unutmak, ay sonunda açıklanamayan bir kasa farkı olarak geri döner. Aynı tabloda "Değişken" grubu net, "Kazanç" grubu brüt birimle yazılır — iki kolonu toplamaya kalkmayın.

• Bordro & İzinler → Bordro Geçmişi'nde ödeme yapmadan önce Kalan Ödenecek kolonuna bakın.
• Avans verdiyseniz seçtiğiniz dönemin bordrosundan düşer; bordro yeniden hesaplanmadan yansımaz.
• Ayrıntı: Bordro tablosundaki kolonlar ne anlama geliyor? · Verdiğim avans bordroya nasıl yansır? · Bordroyu onaylayınca ne olur, geri alabilir miyim?

5. Puantajdaki saat nereden geliyor?

Bir günün çalışma saati üç kaynaktan gelebilir: elle düzeltilmiş puantaj, QR damgaları (giriş/çıkış okutmaları) ve plan. Sistem hep aynı önceliği uygular: elle düzeltilmiş kayıt varsa o kazanır, yoksa QR damgaları, o da yoksa plan. Bunu bilmeden "rapor plandaki saati gösteriyor, personel aslında gelmemişti" tartışmasını çözemezsiniz — raporun "Kaynak" kolonu hangi kademeden geldiğini söyler.

• Ayrıntı: Puantaj raporundaki saat nereden geliyor? · Toplu puantaj girişi · QR yoklama kurulumu ve sorun giderme

6. Plan uyarısız mı yayımlandı?

Haftalık planı yayımlamak, o haftayı kilitler ve vardiyası olan herkese tek bir toplu bildirim gönderir. Planda hafta tatili, 45 saat ya da dinlenme süresi uyarısı varsa sistem gerekçe ister ve gerekçeyi denetim kaydına yazar. Uyarıları "gürültü" sayıp gerekçeyle geçmek kısa vadede kolaydır; ama denetimde ya da bir uyuşmazlıkta o gerekçe sizin ifadenizdir.

• Yayımlamadan önce Planlama ekranındaki uyarı rozetlerini açın; üç renk seviyesi bilgi, dikkat ve ihlal anlamına gelir.
• Ayrıntı: Haftayı Yayımla ne yapar? · Planlama ihlal uyarıları

7. Faturadaki birim, stok birimiyle aynı mı?

Tedarikçi "1 koli" yazar, stok kartınız gram tutar; fatura "kg" der, reçete "adet" ister. Birim çevrimi yanlış onaylanırsa maliyet 1000 kat sapabilir ve o kalemin reçete maliyeti bir gecede uçar. Gider ve irsaliye girişindeki birim çözücü tam bunun için var: satırı kaydetmeden önce "1 alış birimi = ? stok birimi" sorusuna doğru cevabı verdiğinizden emin olun.

• Yeni Gider Ekle uyarır ama kaydetmenize izin verir; İrsaliye Ekle eşleşmeyen birimde kaydı engeller. İkisinde de uyarıyı geçiştirmeyin.
• Ayrıntı: Faturadaki birim ile stok birimi farklıysa ne olur? · Takip modu nedir?

Ayda bir 20 dakika

Yedi kontrolün ortak noktası şu: hiçbiri "daha çok veri girin" demiyor; hepsi "girdiğiniz verinin ne anlama geldiğini bilin" diyor. Ay kapanmadan önce bu listeyi bir kez dolaşmak, mali müşavirinize giden paketi, personele ödediğiniz tutarı ve kendinize anlattığınız kâr hikâyesini aynı gerçeğe oturtur.

Tüm rehberler için yardım merkezine göz atabilir; kâr-zarar ve Pusula tarafını Kâr-Zarar özelliği sayfasında görebilirsiniz.